Niszczenie dokumentów w instytucjach publicznych
Placówki publiczne dysponują dokumentami zawierających dane chronione. Aby zapobiec ich wyciekowi, należy przestrzegać aktualnych norm i procedur bezpieczeństwa na każdym etapie przetwarzania informacji. Dotyczy to także procesu niszczenia oraz utylizacji. Właściwe przeprowadzenie tego procesu znacznie zwiększa ochronę poufnych informacji. Dowiedz się, jak prawidłowo powinno przebiegać niszczenie dokumentów w instytucjach publicznych.
Główne wytyczne dotyczące niszczenia dokumentacji w instytucjach publicznych
Instytucje publiczne, takie jak ministerstwa, urzędy, szkoły czy szpitale, są zobowiązane do niszczenia dokumentów zgodnie z regulacjami RODO, przepisów prawa krajowego oraz przyjętych norm. Nieprzestrzeganie przepisów niesie ze sobą ryzyko sankcji nakładanych na podstawie decyzji Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Należy zatem wdrożyć odpowiednie procedury zabezpieczające oraz ściśle przestrzegać norm prawnych podczas niszczenia i utylizacji akt. Jakich dokładnie?
Utylizacja dokumentów jako etap zarządzania danymi osobowymi
W świetle obowiązującego prawa w Polsce niszczenie dokumentów traktowane jest jako etap przetwarzania danych osobowych, co oznacza konieczność jego realizacji w zgodzie z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych.
Przepisy nie wskazują jednoznacznie, jaką metodę utylizacji wybrać. Placówka publiczna może samodzielnie zniszczyć dokumentację. Proces ten jest jednak bardzo wymagający. Organizując go na własną rękę należy pamiętać o konieczności korzystania z wysokiej jakości niszczarek (klasa niszczenia minimum P-4), regularnej konserwacji i naprawach sprzętu, wydzieleniu pomieszczenia dedykowanego do niszczenia dokumentów, wydelegowaniu lub zatrudnieniu osób, które będą odpowiedzialne za proces, szkoleniach, a także sporządzaniu odpowiedniego protokołu.
Nie można także zapominać o niszczeniu cyfrowych nośników. Na nich także gromadzone s są dane wrażliwe, które muszą zostać trwale usunięte. Wszystkie formy przechowywania danych podlegają regulacjom RODO i muszą być wycofywane z użytku oraz trwale niszczone, gdy staną się zbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane (RODO – Artykuł 5 ust. 1 lit. e). Dotyczy to także źródeł cyfrowych. W tym celu potrzebne jest wykorzystanie odpowiedniego sprzętu pozwalającego na demagnetyzację, a to kolejny duży koszt.
Właśnie dlatego wiele instytucji publicznych decyduje się na korzystanie z usług firm takich, jak Destroy. Pozwala to zapewnić bezpieczeństwo dokumentów na wszystkich etapach niszczenia: od ich selekcji, przez pakowanie, transport, aż po samo niszczenie i utylizację.
Aby prawidłowo przygotować akta do zniszczenia, należy zweryfikować terminy przechowywania. Przed przekazaniem dokumentów do zniszczenia trzeba sprawdzić, czy minął ich ustawowy okres archiwizacji.
Co ważne, firmy takie jak Destroy oferują także archiwizację dokumentów. Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej usługi, wówczas czas przechowywania będzie kontrolowany za Ciebie.
Utylizacja dokumentów w instytucjach publicznych przez specjalistów
Podczas wyboru partnera odpowiedzialnego za niszczenie dokumentów warto przeanalizować zakres świadczonych przez niego usług, oferowane systemy zabezpieczeń oraz czy posiada on odpowiednie certyfikaty, będące potwierdzeniem rzetelności i poufności.
Przykładem przedsiębiorstwa kompleksowo podchodzącego do tych zadań jest marka Destroy, działająca również na terenie Śląska. W zakresie swoich kompetencji świadczy takie usługi jak: archiwizacja dokumentów, skanowanie, likwidacja pism i druków (m.in. niszczenie dokumentów Opole, utylizacja dokumentów Oleśnica, etc.).
Wybierając rzetelny podmiot, zyskujesz pewność, że niszczenie nośników danych przebiega zgodnie z krajowymi i europejskimi normami prawnymi, a zasady bezpieczeństwa i procedury pozwalają na kontrolę każdego etapu tego procesu.
Artykuł sponsorowany
